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Sharepoint Metadaten - Usecase Vertragsmanagement mit Inhaltstypen & Terminologiespeicher

Ordnerstrukturen auf Fileservern sind oft historisch gewachsen und wenig flexibel. Die Alternative zu Ordnern sind Dokumentbibliotheken mit Metadaten. Die Dateien lassen sich dann nach Metadaten Filtern, Gruppieren und durchsuchen. Es können auch spezifische Ansichten für die Belange einzelner Sachbearbeiter erstellt werden. Im Video zeige ich einen Anwendungsfall aus dem Vertragsmanagement im Personalwesen. Unterschiedliche Vertragstypen werden über Inhaltstypen mit Dokumentvorlagen verknüpft und mit spezifischen Metadaten verbunden. Die Tags für die Verschlagwortung werden dabei zentral im sogenannten Terminologiespeicher bzw. Term Store verwaltet. Auch die Inhaltstypen werden zentral im SharePoint Admin Center gepflegt. Auch diese Punkte werden im Video kurz vorgestellt. Metadaten lassen so wie gezeigt auch direkt im Dateien-Tab von Microsoft Teams nutzen. 00:00 Intro 01:29 Metadaten Demo Vertragsmanagement 11:58 Walkthrough Terminologiespeicher und Inhaltstypen 19:58 Fazit