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成長 |《羅伯特議事規則》

全球政府、企業、NGO組織最佳開會指南。 書名：《羅伯特議事規則》 作者：亨利·羅伯特 名人推薦： 萬科集團創始人王石：“100多年的長銷不衰，已經證明了羅伯特議事規則的生命力。它保持了嚴謹性、穩定性、建設性和中立性，值得各級各類組織借鑑並應用，從中發現組織治理的精髓，進而窺見人類治理自身的奧祕。” 01 聽前思考 一個會議通常包括幾個環節？ 高效會議需要遵循哪些基本原則？ 02 書中金句 每個會議組織都需要正式採納一套議事規則，這主要是由於人們對於“通用議事規則”的具體條款可能理解不充分或者存在分歧，而這些分歧可能對一些重大問題產生不同的結果。   會議就是通過運用各種動議來一步步展開的，動議構成了會議的基本單位。   從廣泛的意義上講，“辯論”是人類文明的基本元素之一，它使人類社會能夠產生理性而有價值的決定。   在一些組織中，有時候一些約定俗成的“慣例”做法已經成爲事實上的規則。這些“慣例”如果跟組織指定的“議事規則標準”或者組織已有的成文規則沒有矛盾之處，那麼理應被遵守。   03 精華筆記 會議本是集思廣益、達成共識、解決問題的好辦法。但是在管理實踐中，會議本身反而成了一個嚴重的問題：開會閒扯、超時、會議成爲一言堂，等等；歸根結底，問題在於，會議缺乏議事規則。《羅伯特議事規則》旨在解決這個問題，提供一套規範、科學、實用的議事規則。   首先，我們解讀本書的8條基本原則：   第一條原則，“無動議不辯論”。 動議就是提議，開會要討論的一個主題。先有了明確動議，開會才能有的放矢。這條原則，也有稱爲“動議中心原則”，很大程度上是杜絕閒扯，保證會議的高效率。   第二條原則，“一時一件”。 一個時間只討論一個動議，參會者的發言不能偏離這個動議，一個動議處理完了，再進入下一個。   第三條原則，“一事一議”。 一個動議一旦處理了，原則上，在同一次會議裏，不再討論第二次，這是爲了保證效率。   第四條原則，“充分辯論”。保證每個參會者都能充分地發表自己的意見。   第五條原則，“機會均等”。 每個人都有發言的機會，按照先後順序。你在發言的時候，別人不得打斷。   第六條原則，“立場先行”。 發言的時候，先要表達明確的立場，是贊同？還是反對？表達完立場，再講理由。   第七條原則，“限時限次”。每位參會者的發言有時間和次數的限制。《羅伯特議事規則》規定，每人擁有兩輪發言機會。   第八條原則，“多數裁決”。開會議事，討論是過程，最後還需要達成共識。怎麼達成共識呢？依靠投票表決，如果多數參會者贊同，一項動議就獲得通過。   簡單來說，《羅伯特議事規則》的衆多規則就是依靠上述8條基本原則設計出來的。   採用羅伯特議事規則，會議中的一個議事流程分爲三步。   第一步：提出動議；第二步：辯論；第三步：表決。通過這三步，我們就完成了一個動議，走完了一個完整的議事流程。這個時候，會議中如果還有其他動議要處理，就再提出一個新的動議，再辯論、再表決，以此類推。   會議之前，需要進行充分準備。首先是內容準備。所有會議材料提前發給與會人員，與會人員也要提前看完資料並做準備。其次是人員準備。《羅伯特議事規則》要求會議出席人數達到“法定人數”。所謂法定人數，是指要開相關會議，最少得有多少成員參加。最後是會議組織準備。根據羅伯特議事規則，每場會議必須設定一名主持人和一名祕書。主持人負責主持會議，執行議事規則。祕書負責形成會議的書面記錄。主持人在會議中需要保持中立。所謂中立，指主持人在會議中儘量不發表自己的意見，他只是按照議事規則，推動會議向前進展。   完成三項準備工作之後，如期舉行會議。議事流程的第一步是：提出動議。先由成員提出明確動議（議題），如果有其他成員附議，該項動議即可提交會議正式考慮。所謂附議，是指其他某位成員認爲該動議值得在會議上考慮，那麼他可以直接說：“我附議”。   主持人宣佈議題之後，議事流程的第二階段即開始，稱爲“展開辯論”。 在辯論開始之初，提出動議的成員有權率先發言，進一步闡述其提出動議的理由或者背景。進入辯論階段之後，任何成員希望發言，他首先要取得發言權。大型會議中，他需要起立，稱呼主持人，然後徵得主持人的准許。如果是小型會議，那麼他只需要舉手申請發言，而主持人點頭示意即可。在辯論中，主持人依據“機會均等”原則，安排參會人員依次發言，並依據“限時限次”原則，約束控制發言環節。而參會者也需遵照“立場先行”原則發言。   一旦在辯論中，沒有人再要求發言，或者所有人的發言次數都已經用完了，這個時候，議事流程的第二步結束，議事流程進入第三步：表決。主持人請贊同該動議的成員舉手，統計票數；然後再請反對該動議的成員舉手，統計票數。表決依靠“多數裁決原則”。一種是過半數表決，一種是三分之二表決。無論那種，在計算總票數的時候，都是只計算那些有表決權而且實際參與表決的參會者。表決通過，該動議即獲得通過，按要求交付執行。至此，完成一個完整的議事流程。   最後，我們再來單獨講一講《羅伯特議事規則》中相對複雜的一部分內容，關於動議的優先級順序。   實際上，我們前面講的動議，更準確地說，應該稱爲“主動議”，也就是主要的動議。它能引入一項實質性的事務。比如，一個計劃、一種行動、一項任務。但是在考慮主動議的過程中，會遇到一些特殊情況，比如會議需要中途休息、休會、停止辯論、修改主動議，等等。   如何在不違反“一時一件”原則的基礎上，處理這些情況呢？《羅伯特議事規則》將它們設計爲另外一種類型的動議：輔助動議，設定輔動議的優先級高於主動議。所謂優先級，可以理解爲處理順序。優先級高的動議先處理。優先級相同，則遵循“一時一件”原則。有了動議的優先級設計，會議考慮主動議的時候，如果遇到特殊情況，即可提出輔動議，優先處理，靈活應對。